4 Erkenntnisse aus persönlicher Erfahrung mit Remote-Arbeit

Remote-Arbeit, auch Hybridarbeit oder ortsunabhängige Arbeit genannt, ist eine gerade jetzt beliebte, zugleich aber auch erzwungene Form der Arbeitsorganisation.

In diesem Artikel werde ich auf der Grundlage meiner eigenen praktischen Erfahrungen erörtern, wie sie sich organisieren lässt.

Bei SoftBCom verwenden wir diesen Ansatz schon seit geraumer Zeit. Auch wenn wir damit lange vor der Pandemie begonnen haben, hat diese sicherlich die Bewegung in Richtung Remote-Arbeit beschleunigt – und alle Zweifel darüber beseitigt, ob das nun der richtige Weg ist.

Im Folgenden werden wir die Remote-Arbeit und ihre Merkmale auf mehreren Ebenen betrachten.

1. Das Team

Gute Fachleute sind rar und wertvoll; sie sind gewissermaßen wie Rohdiamanten, die überall sein könnten – in einer anderen Stadt oder einem anderen Land. Ihr Wert wird durch ihre Abgelegenheit in keiner Weise verringert.

Eine wirklich hohe Qualifikation ist nur bei Menschen zu finden, die eine hohe Eigenmotivation haben (so wie bei unserem Team). Bei einem solchen Expertenteam ist eine ständige Überwachung der Arbeitsbelastung aber nicht mehr notwendig.

Wer ist selbstmotiviert? Menschen, die sich für das Leben interessieren, die etwas schaffen oder einfach etwas ganz Neues tun wollen. Solchen Menschen ist es egal, wo sie arbeiten – ob in einem Büro oder von zu Hause aus. Das Problem ist nur, dass es neben solchen Top-Fachleuten auch weniger motivierte Angestellte gibt, deren tägliche Aktivitäten wirksam überwacht und gesteuert werden müssen. Dafür gibt es Kontrollwerkzeuge, und wir sind dabei, solche Systeme bei unseren Kunden zu implementieren.

2. Aufgabenverteilung

Wir befassen uns also bereits mit der Organisation der Remote-Arbeit, und zwar mit der Verteilung und Koordinierung der Aufgaben einzelner Mitarbeiter. Dabei haben wir festgestellt, dass die Remote-Arbeit an sich keine neuen Probleme bringt. Worin liegt denn dann die Herausforderung?

Bei der Remote-Arbeit fehlt es vor allem an Kommunikation und persönlicher Interaktion. Gerade in der IT muss man auch die Mentalität der Mitarbeiter berücksichtigen. Viele von ihnen sind introvertiert; sie mögen oft kein Small Talk und sind selbst im Büro nicht immer offen für eine direkte Kommunikation mit Kollegen. Diese horizontale Kommunikation spielt aber eine entscheidende Rolle für die wirksame Durchführung von Projekten.

Es ist wichtig, bei der Arbeit Meinungen auszutauschen, Tipps zu geben, Hypothesen aufzustellen und Ideen zu teilen. Manager müssen Hindernisse erkennen und verstehen, wann eine Aufgabe delegiert werden muss und wann für die Umsetzung vielleicht ein anderer Experte hinzugezogen werden sollte.

Daher erfordert die Remote-Arbeit einen intensiveren Kommunikationsprozess, der sowohl die Analyse der zu erledigenden Aufgaben als auch eine Optimierung der Prozesse umfasst. Und diese Intensivierung wirkt sich positiv auf das Gesamtergebnis aus – auch im Vergleich zur klassischen Büroarbeit.

3. Kommunikation

Wie können wir denn eine Intensivierung der Kommunikation erreichen? Um das herauszufinden, sollten wir uns ein wenig mit verschiedenen Kommunikationsarten und ihrer Produktivität befassen. Natürlich ist die Interaktion zwischen dem Teamleiter und dem Ausführenden fundamental. Die Fachleuten interagieren auch untereinander (oft auf Anraten des Leiters); diese Besprechungen sind weniger grundlegend.

Außerdem gibt es Gruppenbesprechungen mehrerer Arten:

– Neuigkeiten und Statusupdates (oder auch technische Präsentationen). Eine notwendige und wirksame Art der Kommunikation. Es gibt Besprechungen, bei denen mehrere Präsentationen gezeigt werden; das ist ein gegenseitiger Austausch, in der Regel zwischen zwei oder mehr Teams, die von den Aktivitäten der jeweils anderen nicht viel wissen. Sie lassen sich nicht vermeiden, aber häufige und langwierige Sitzungen dieser Art deuten darauf hin, dass es an einer festgelegten Tagesordnung, einem klaren Plan und normalen technischen Kommunikationskanälen zwischen den Teams fehlt.

– Einzelne Berichte an die Geschäftsleitung bei einer Gruppenbesprechung, wie ein Vortrag bei einer Telefonkonferenz. Eine völlig überflüssige Form der Kommunikation, ein bürokratischer Akt, der auf jeden Fall vermieden werden sollte. Vor vielen Jahren arbeitete ich in einem großen Unternehmen, dessen Chefingenieur gerne etwa 50 Mitarbeiter aus der mittleren und unteren Führungsebene zusammenbrachte und sie nacheinander über die Erfüllung ihrer Produktpläne berichten ließ. Bei solchen Treffen schlief ich immer ein; die große Herausforderung bestand darin, aufzuwachen, als ich an der Reihe war.

– Brainstorming – eine gemeinsame Diskussion über ein Problem, um eine Lösung zu finden. Es soll nicht übermäßig oft benutzt werden, ist gezielt eingesetzt aber ein großartiges Mittel, um zu kommunizieren, die Kreativität anzuregen und bei schwierigen Aufgaben voranzukommen.

4. Parallelisierung

Bei größeren Besprechungen, die heute meist als Telefonkonferenzen stattfinden, sind viele Teilnehmer parallel mit anderen Dingen beschäftigt und hören dem Redner nur sehr selektiv zu. Gleichzeitig schreiben sie E-Mails, lesen Dokumentationen und googeln oft nach Materialien zu dem aktuellen Thema. Und das ist eine tolle Eigenschaft von Telekonferenzen! In der vorherigen Ära, als Menschen in Anzügen um einen ovalen Tisch saßen, war das noch unvorstellbar.

Heutzutage kann eine Besprechung auch durch einen Nachrichtenaustausch zwischen einzelnen Teilnehmern über Messenger begleitet werden – das macht die Interaktion noch intensiver. Das ist auch im Büro möglich, allerdings in geringerem Maße.

Fazit

Remote-Arbeit hat unser Leben stark verändert – und ich denke, dass sie uns noch viele weitere Überraschungen bringen wird. Es ist eine Sache, ein kleines, hoch motiviertes Team zu leiten; Hunderte von Mitarbeitern in einem großen Contact-Center von einem Heimbüro aus zu managen ist etwas anderes. Das Wichtigste ist jedoch, dass die Entfernung kein Problem mehr darstellt. Sie können genau die richtigen Mitarbeiter für Ihr Unternehmen einzustellen, egal wo sie leben – und gleichzeitig das Beste aus ihrer kreativen Arbeit herauszuholen und ein angenehmes Arbeitsumfeld schaffen. Und nicht zu vernachlässigen: Sie sparen bei der Miete, denn große, teure Büros in zentraler Lage sind jetzt nicht mehr zwingend notwendig.

Mit geschickt organisierten Arbeitsabläufen (und gegebenenfalls dem Einsatz geeigneter Soft- und Hardware) kann die Remote-Arbeit in vielen Geschäftsbereichen inzwischen effektiver sein als die traditionelle Arbeit im Büro.